Спросить
Войти
Библиотековедение
УДК 025.11 + 02 : 338.4 ББК 78.34(2) + 65.497.8
ЛОГИСТИКА И ПРАКТИКА БИБЛИОТЕЧНОМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
© П.С. Романов, 2007
Московский городской университет управления правительства Москвы 107045, г. Москва, ул. Сретенка, 28
Изменения, происходящие в обществе во многих сферах деятельности человека, существенно повлияли и продолжают влиять на многие аспекты библиотечной деятельности, включая управленческую парадигму. Акцент в управлении современной библиотекой мегаполиса перемещается на сферу экономии бюджетных средств, целенаправленного сокращения затрат с применением современных технологий финансового управления, как-то: функционально-ориентированный менеджмент, менеджмент затрат, управление логистическими информационными потоками и процессами. Неизбежность флуктуации междисциплинарных границ определяет многие микроэкономические эффекты в деятельности современных библиотечных учреждений. На повестку рабочего дня библиотеки мегаполиса, интеллект-центров встает лозунг: «Снижение затрат!».
Процессы коренных изменений, происходящие в обществе как в социально-экономическом, так и в технологическом аспектах, неизбежно затронули функции и сущность современных библиотек. Это политика сокращения темпов финансирования библиотек всех типов, ужесточение экономии бюджетных средств и строгой отчетности за использование бюджетных денег. Об этих явлениях пишет в своей монографии Ю.А. Горшков [1]. Другая особенность перемен -это бурное внедрение Интернета, компьютерных технологий, приборов на микросхемах, цифровых устройств не только в производственные процессы, но и в быт современного человека. Они получают повсеместное распространение и становятся естественной средой бизнеса, т.е. превращаются в инфраструктуру, услугу, товар, фактор производства, который необходимо не просто использовать, но и учитывать в затратах, оценивать расходы, а также возможные риски, связанные с его применением. Информационные технологии повторили судьбу других революционных технологических изобретений и превратились в инфраструктуру.
Библиотеки в результате компьютерной экспансии приобретают новые качества, сохраняя прежние цели, задачи и статус. К таким новым качествам относится компьютеризация библиотек. Развитие же электронных библиотек вызывает к жизни задачи е-метрики. Следовательно, возникает потребность не только качественной, но и количественной оценки работы таких библиотек с учетом всех затратных факторов. В контактах с внешней средой библиотеки в рамках своей хозяйственной деятельности все чаще и чаще - и тоже неизбежно - расширяют деловые контакты с участниками рынка, вступают с ними в рыночные отношения. Поэтому процесс оценки эффективности работы библиотеки в условиях рыночной экономики становится величиной интегральной, комплексной, объединяющей в своих рамках не только традиционные методы качественной и количественной оценки библиотечной работы, но и методы, заимствованные из других областей науки. К таким методам, позволяющим осуществлять управление финансами библиотечного учреждения и общими затратами, относятся частные методы финансового менеджмента, логистики, синергетического подхода к экономическим явлениям.
Конечно, некоммерческая, бюджетная организация (такая, как библиотека) в российском праве по своей природе не выступает полноправным хозяйствующим субъектом гражданских отношений. Нет у нее таких прав, как у коммерческой организации. Как правило, коммерческая организация отвечает по своим обязательствам и денежными средствами, и другим имуществом. А некоммерческая, бюджетная организация отвечает по своим обязательствам только находящимися в ее распоряжении денежными средствами. При недостаточности денежных средств по обязательствам учреждения субсидиарную ответственность несет собственник соответствующего имущества. Коммерческая организация может распоряжаться своим имуществом так, как сочтет необходимым. Учреждение же получает имущество от собственника и использует это имущество только в соответствии со своими целями, в соответствии с заданиями собственника, в строгом соответствии с назначением этого имущества. Нецелевое использование этого имущества влечет изъятие этого имущества. Эти положения определены действующим законодательством Российской Федерации.
В новых условиях хозяйствования деятельность библиотек получила теоретическое обоснование и развитие в работах отечественных ученых, занимающихся вопросами общей экономики и микроэкономики библиотек. Это труды Ю.А. Горшкова, Л.А. Кожевниковой [2], И.Н. Басамыгиной [3].
В зарубежной науке это М. Бакленд, Р. Пауэлл, Б. Моран, Т. Сарасевич, С. Робертс, Ф. Леймкулер, М. Купер и др. В работах этих ученых рассматриваются множественные проблемы деятельности библиотечных учреждений с привлечением методов исследования и подходов, заимствованных из смежных научных дисциплин. В первую очередь это заимствования из финансового менеджмента, бухгалтерского управленческого учета, теории синергетики, логистики, риск-менеджмента. В работах перечисленных зарубежных ученых объектом рассмотрения стали вопросы интегральной эффективности библиотечных услуг, их оценка, каналы перемещения единиц хранения, управление библиотечными фондами с точки зрения затратных механизмов и возможностей их снижения, строительство экономичных книгохранилищ и даже инфляционные процессы и управление рисками в библиотеках.
Автор предлагает использовать для оценки деятельности библиотек, для управления денежными потоками и объемами затрат, определения эффективности библиотечных услуг специфические методы финансового менеджмента с учетом поправки на статус библиотеки и ее отличий от коммерческих организаций. При этом мы исходим из общеизвестного постулата о том, что финансовый менеджмент как наука возник на стыке нескольких дисциплин: общей теории управления, бухгалтерского учета и финансовой математики. Например, в работе С. Робертса [4] подробно разбирается такое направление финансового менеджмента, как кост-менеджмент, или менеджмент затрат. Безусловно, специфика применения этих ограниченных методов в библиотечной практике определяется в первую очередь спецификой самой библиотеки и ее свойствами.
Для исследований библиотековедческих явлений применяются эффективные методы: системный, информационный, аналитико-синтетический. Между тем споры о преимуществах того или иного
подхода к явлениям библиотековедения не утихают. Представляется, что пока нет метода исследования, который носил бы универсальный характер для библиотековедения. Наверное, можно говорить о наборе парадигм, которые так или иначе высвечивают отдельные грани такого масштабного, многомерного явления, как библиотековедение. Зачастую для раскрытия характеристик библиотековедения можно привлекать методы исследования из смежных научных дисциплин, даже, на первый взгляд, с ней несопоставимых.
Современное экономическое пространство представляет собой источник возникновения качественно новых экономических явлений и процессов.
Последние двадцать лет развитие логистики как самостоятельной отрасли науки, внимание к ней ученых самых различных отраслей науки делают возможным применение ее методов в смежных научных дисциплинах. Научная литература изобилует фактами эффективного применения того или иного подхода логистики в областях науки, которые ранее по праву считались весьма далекими, на первый взгляд, от логистики - экономики, прикладной математики. Отдельные авторы, посвятившие свое творчество анализу логистических процессов, считают, что эффективность современной логистики зиждется на нескольких объединенных одной идеей подходах: системном, потоковом и синергетическом. Об этом в своих трудах говорит Ю.Г. Лебедев [5]. В зарубежных исследованиях этой темы выделяются работы М. Бак-ленда [6]. Развитие логистических подходов к библиотечным услугам он ставит в один ряд с биб-лиометрическими методами анализа в библиотечном деле. Им же сформулированы направления подобного исследования. Это распределение спроса читателей по всему объему библиотечного фонда, рост величины библиотечных фондов, сравнение временных периодов пользования книгой и ее «простоя», стандарты библиотечных услуг, как, например, возможность немедленного доступа. В качестве примеров логистических цепей он приводит особенности работы Национальной научнотехнической библиотеки Великобритании и библиотеки Университета г. Ланкастера.
Многообразие определений понятия логистики, как подчеркивает А.М. Гаджинский [7], объясняется тем, что на объект логистики можно смотреть с разных точек зрения: с позиции маркетолога, финансиста, менеджера по планированию и управлению производством, ученого. По его мнению, хотя большинство определений трактуют логистику как теорию и практику управления материальными потоками, общепризнанного же определения, которое отражало бы специфику логистики, пока не выработано. В качестве наиболее известного определения, цитируемого большинством зарубежных учебников, В.И. Сергеев [8] указывает на определение логистики, данное Советом логистического менеджмента США (Council of Logistics Management, CLM). Логистика есть процесс планирования, выполнения и контроля эффективного, с точки зрения снижения затрат, потока запасов сырья, материалов, незавершенного производства, готовой продукции, сервиса и связанной информации от точки его зарождения до точки потребления (включая импорт, экспорт, внутренние и внешние перемещения) для полного удовлетворения требований потребителей. Местоположение того или иного ресурса является определяющим критерием для начала материального потока и оценки его эффективности. Другим определяющим фактором в решении логистических задач выступает время. Исследуя проблемы управления цепью поставок, Д. Уотерс [9], например, среди прочих характеристик логистики, отмечает следующее: логистика - это зависящее от времени местоположение ресурсов, или стратегическое управление всей цепью поставок.
В самом общем смысле логистика - это наука об управлении потоковыми процессами, в том числе информационными потоками. Многие исследователи выделяют логистику как междисциплинарное научное направление, связанное с поиском новых возможностей повышения эффективности потоковых процессов любого характера.
Все большее значение приобретает информационная логистика - комплекс разработок и мероприятий в целях управления производством информации, ее движением и получением с минимальными издержками, основанными на логистических правилах (повышение релевантности информации в нужном объеме, в нужное время, в нужном месте и с минимальными издержками). Объектом изучения информационной логистики является информационный поток, который определяют как направленное движение чего-то однородного в пределах информационной системы. Процессы преобразования и передачи информации становятся потоковыми, если они могут быть структурированы в виде регулярных, однородных, повторяющихся элементов. Движение информационных ресурсов - это непрерывное изменение их состояния по количеству и местоположению во времени. Для этого одновременно проанализируем эффект информационных потоков в библиотечном деле и известную системную четырехзвенную модель [10] библиотеки. Автор не ставит задачи примирить эти две парадигмы (имеется в виду документная и информационные парадигмы библиотековедения): это не имеет смысла, как, например, означало бы примирить левую руку и правую. Попробуем совместить с этими парадигмами некоторые модели логистики, но не все, а только так называемые гармонизированные цепи поставок, теория которых разработана отечественным экономистом Ю.Г. Лебедевым. Вначале несколько слов следует сказать о самой логистике как науке.
При этом в условиях четырехэлементной модели Столярова данные информационные потоки могут представлять собой потоки материальных единиц - традиционных носителей информации. Например, в библиотеках США ежегодно происходит перемещение почти 2 млрд единиц хранения -из фондов к пользователям и по межбиблиотечному обмену.
Вопросы управления информационными потоками привлекают внимание многих исследователей, как отечественных, так и зарубежных. Ряд ученых применяют термин «менеджмент информации», имея в виду, что получение реципиентом информации об изменениях в окружающей среде значительно влияет на способность субъектов хозяйствования приспосабливаться к новым условиям. Считается также, что попытки повлиять на скорость прохождения информационных потоков представляют собой в определенной степени дополнение стратегических решений участника рыночных отношений оперативными. Влияние на параметры информационных потоков связано в первую очередь с анализом взаимодействия внут-рипотоковых элементов. Если обращаться к рассмотрению модели Ю. Н. Столярова, то взаимодействие звеньев модели между собой и потоком информации носит характер комплексный и многомерный, поддающийся тем не менее в определенной степени моделированию и расчету некоторых его количественных параметров, например затрат и стоимости тех или иных библиотечных операций. Весь процесс не сводится, разумеется, к одному лишь моделированию, но имеет более широкий масштаб, охватывающий различные сферы деятельности библиотек, которые в современных условиях будут неизбежно расширять взаимодействие с рыночными структурами. Зарубежные исследователи считают, что должны обязательно возрастать объемы потоков по межбиблиотечному обмену, что эти потоки пока несоизмеримо малы с размерами информационных потоков, циркулирующих внутри каждой библиотеки как отдельной системы. При этом 20% объема библиотечных фондов составляют 90% объема обращаемых книг. Поэтому для повышения эффективности работы библиотек применяют метод фокусирования спроса и предложения на рынке информационных услуг.
Было бы чрезвычайно интересно совместить все эти подходы при изучении свойств такой интересной системы открытого типа, какой является современная библиотека. На рис. 1 у нас представлена четырехэлементная модель библиотеки, которую пронизывает информационный поток, образующий
Библиотечный
фонд
Контингент
пользователей
Рис. 1. Взаимодействие логистического потока с четырехэлементной системой «Библиотека» (моделью Столярова)
в первом приближении логистическую цепь. Практически этот поток образует несколько логистических цепей между элементами модели и внешним потоком на входе библиотеки как системы.
Именно теория логистических процессов, которые отражают распределение информационных потоков и их доставку пользователю, позволяет оценить не только качественные, но и определенные количественные параметры. В этом аспекте библиотека как система представляет собою фокусирующую и дистрибутивную систему. Здесь находится основной резерв затрат как времени, так и денежных ресурсов, что дает возможность определять центры затрат и влиять на них. Традиционные способы расчета себестоимости услуг, в том числе и в библиотечных учреждениях, базируются на анализе отдельных центров затрат и непосредственном количественном расчете его параметров. Другими словами, суммарные издержки на протяжении всей технологической цепочки будут определяться суммой минимальных издержек на каждом из этих центров. Логистический же способ позволяет сосредоточить внимание исследователя не на изолированных затратах, а использовать минимум суммы затрат, базирующийся на оптимальном значении каждого из слагаемых. Это обеспечивается совпадением логистического и системного подходов к модели библиотеки при условии соблюдения принципа дополнительности. Логистический подход позволяет использовать критерий оптимальности Парето, который дает возможность определить, улучшает ли предложенное решение по конкретному объекту его параметры или нет (например, по комплектованию, каталогизации
единиц документов как на бумажном носителе информации, так и в электронном виде, а также расходы на хранение библиотечного фонда, состоящего из комбинированных документов, в течение всего жизненного цикла документа). Тогда искомый алгоритм расчета общих затрат будет иметь вид:
C min S Сі min S (С1опт + С2опт + С3опт + — + СпоптХ i=1 i=1
где С - суммарные затраты в системе «библиотека», Спопт - оптимальные затраты на n-й гармонизированной паре или на препятствии, или на центре затрат.
При прочих равных условиях использование логистического подхода дает возможность обеспечить экономию издержек по сравнению с традиционным несистемным подходом к организации цепи информационного (состоящего, кстати говоря, также из материальных носителей) потока. В приложении к технологии библиотечного процесса это означает, что у нас появляется возможность сэкономить наши библиотечные время и силы и найти оптимальный вариант снижения затрат одновременно на всех центрах затрат вместо пооперационного отвлечения на каждый центр затрат или на каждое логистическое препятствие. Возникает возможность комплексного единовременного влияния на сумму затрат в поисках оптимального варианта.
Определение такого оптимального варианта для библиотечных учреждений зарубежные исследователи проводят с помощью функциональностоимостного анализа или АВС (activity-based costing) метода. Функционально-стоимостной анализ это метод определения стоимости других характеристик изделий, услуг и потребителей, использующий в качестве основы функции и ресурсы, задействованные в производстве, маркетинге, продаже, доставке, технической поддержке, оказании услуг, обслуживании клиентов, а также обеспечении качества. Предложенная теоретическая модель расчета затрат в логистических цепях послужила основой для решения практической задачи: расчета и внедрения компьютерного класса в Центральной научной сельскохозяйственной библиотеке Россельхозакадемии методом директ-костинга (-гес1-со81т§ - это одна из разновидностей АВС метода, упоминавшегося выше в данной статье). Результаты внедрения были доложены моей ученицей А. Базиковой на международной научной конференции «Библиотечное дело-2007» в Московском государственном университете культуры и искусств. Перечисленные методы расчета затрат составляют существенную часть так называемого функционально-ориентированного менеджмента, который сейчас с успехом применяется в управлении зарубежными библиотеками. Этому вопросу автор планирует посвятить отдельную статью.
Рассмотрим частный случай логистических цепей - это так называемые гармонизированные логистические цепи поставок, теория которых разработана Ю.Г. Лебедевым, и возможность их применения в библиотечной технологии. Методологической базой этой теории стали идеи тектологии (тектология - всеобщая организационная наука), предложенные русским ученым А. А. Богдановым на рубеже XIX и XX вв. Ю.Г. Лебедев пишет, что основой логистической цепи является материальный поток в логистическом канале. Логистическая единица характеризуется пропускной и рассеивающей способностью носителей материального потока. Чтобы поддержать условие непрерывности потока, все препятствия на его пути в логистическом канале должны составлять непрерывную череду отдельных последовательно замкнутых друг на друга совместимых звеньев, т. е. логистический канал включает в себя чередующийся набор преобразовательных и распределительных систем, образующих разнородные звенья цепи.
Поставщик и потребитель любого потока, будь то материальный или информационный поток, в общем случае представляют собой две системы, связанные так называемым логистическим каналом, т. е. некоторым множеством различных звеньев, через которые осуществляется доведение потока от поставщика к потребителю. Схематично это представлено на рис. 2, где дан боковой разрез информационного потока, встретившегося с препятствием в логистическом канале.
Фактически подобную гармонизированную пару образует каждый элемент системы «библиотека»
Поток
Рис. 2. Гармонизированная пара логистических звеньев в потоке информации, пронизывающем систему «библиотека»:
БФ - библиотечный фонд, МТБ - материально-техническая база библиотеки, БП - библиотечный персонал
с другими, не заменяя, а дополняя при этом функции другого звена в библиотеке. Рассеянный поток множественных носителей информации фокусируется при этом на входе системы «библиотека» (функционально это фокусирование обеспечивает подразделение комплектации библиотечного учреждения, т.е. часть библиотечного персонала и библиотечной материально-технической базы). Далее сфокусированный поток взаимодействует с элементом «библиотечный фонд», а затем вновь с элементами «библиотечный персонал» и «материально-техническая база», которые выполняют уже функцию рассеяния, т.е. доведения отдельных информационных потоков до конкретного пользователя, образуя на выходе библиотеки множественные гармонизированные логистические пары. Другими словами, дистрибутивная функция библиотеки позволяет создавать такие многочисленные цепочки «на выходе» библиотеки, снабжая многочисленный контингент пользователей необходимой информацией (документом) в желательной форме: традиционной или электронной. Дистрибутивная система не имеет ограничений по уровню диверсификации. Усовершенствование структурных связей внутри и вне логистических единиц -путь к устранению препятствий, возникающих на пути движения носителей материального и информационного потока. Можно предположить, что наиболее эффективно теория логистических цепей может быть применена для управления библиотечным фондом. Это позволит комплексно рассмотреть издержки по отбору книг, их учету и транспортировке. Сложный характер взаимодействия элементов модели Столярова свидетельствует в пользу возможности синергетического аспекта ее анализа, т. е. создания системы, ориентированной не только на конечный результат, а которая может самоорганизовываться в зависимости от изменяющихся условий. Это вытекает из сущностного определения синергетики. Поскольку каждый логистический поток характеризуется в числе прочих и экономическими параметрами - в первую очередь затратами, то эти затраты мы имеем возможность рассчитывать полученными в результате математических преобразований практически несложными формулами либо в ценовых, либо во временных единицах.
Таким образом, финансовый менеджмент на современном этапе развития библиотечного дела в России может быть использован как инструмент адаптации к ситуации дефицита денежных средств.
Список литературы
Материал поступил в редакцию 01.10.2007 г.
Сведения об авторе: Романов Петр Сергеевич - кандидат педагогических наук, доцент кафедры финансового менеджмента, e-mail: rom-peter@yandex.ru
