Спросить
Войти
Ив62006
Е.Б. Пинигин
Управление запасами на предприятиях оптовой торговли: актуальность, структура, особенности
В данной статье рассматриваются особенности создания систем управления запасами на предприятиях оптовой торговли и функционально-структурная модель таких систем, а также сформулированы критерии для выбора программной платформы для создания логистической компьютерной системы управления запасами.
В настоящее время в России наблюдается рост интереса к логистическим информационным системам (ЛИС) в целом, и, в частности, к логистическим компьютерным системам управления запасами (ЛКС УЗ). Это связано с рядом различных научных и практических причин. В советское время условия административной экономики позволяли осуществлять плановую организацию кругооборота средств и целенаправленно формировать такие пропорции между отдельными стадиями экономического кругооборота, которые в целом приближались к требуемым. Переход от централизованного управления экономикой к рыночным условиям хозяйствования разрушил государственную систему управления предприятиями и один из ее элементов: систему управления запасами, основу которого составляло нормирование запасов.
Известно, что в структуре имущества предприятий оптовой торговли запасы товаров на складах занимают значительный удельный вес. Таким предприятиям необходимо точно знать сколько и каких запасов товаров требуется для обеспечения непрерывности и точности в снабжении клиентов. Накопление запасов сверх необходимого уровня приводит к омертвлению вложенного в них капитала, уменьшению прибыли и снижению рентабельности предприятия. Вследствие роста запасов происходит замедление оборачиваемости средств, что, в свою очередь, приводит к дефициту свободных денежных средств, вызывая неплатежи по обязательствам предприятия. Отсутствие запасов необходимых материальных ресурсов также отрицательно влияет на его финансовое положение. Поэтому определение оптимального уровня и поддержание на этом уровне запасов имеет большое значение для повышения отдачи с каждого рубля вложенных средств.
В данный момент времени в российской экономике, в частности в сфере оптовой торговли, происходит процесс насыщения рынка товарами и услугами. При расширении ассортимента и повышении качества товаров происходит усиление конкуренции, и если раньше потребители выбирали поставщиков в основном исходя из предлагаемых цен, то теперь кроме низких цен требуется еще и высокое качество товара, и своевременность его поставки. Многие компании пытаются оптимизировать свои бизнес-процессы для стабилизации падающей рентабельности. В связи с этим увеличивается интерес к ЛКС УЗ для предприятий оптовой торговли.
Анализ системы управления запасами
на предприятиях оптовой торговли
Рассмотрим особенности систем управления запасами на предприятиях оптовой торговли. Главный механизм системы управления запасами, который необходимо внедрить в работу всех ее элементов, состоит в реализации принципа обратной связи.
Управление запасами на предприятиях оптовой торговли: актуальность, структура, особенности
ІІ962006
Система будет управляема если после воздействия на нее можно определить новое состояние системы, оценить его, и с учетом полученных новых данных осуществить корректирующее воздействие.
Несмотря на всю очевидность этого классического требования к управляемой системе, системы управления запасами на большинстве предприятий оптовой торговли не обладают этим свойством. Решив проблему складского учета и разрабатывая управляющие воздействия, менеджер верхнего звена не получает правильного представления о том состоянии, в котором находится система. Вместе с тем он может получать от системы складского учета такое обилие информации, которое не позволяет ему принимать именно управляющие воздействия. Менеджер получает только информацию о текущем состоянии запаса. Но для того чтобы принять управляющее решение, направленное на удержание динамически изменяющегося состояния системы управления запасами, необходимо иметь ее обобщенные характеристики, отражающие динамику системы и реакцию на ранее принятые, пусть даже ошибочные, управляющие воздействия.
Рассмотрим архитектуру системы управления запасами на предприятии оптовой торговли [9]. На первом уровне системы размещаются модули компьютерной программы складского учета и баз данных, в которых накапливаются сведения о движении товаров и работе с покупателями при осуществлении отгрузки товаров. Здесь же выделяются знания персонала и правила работы с компьютерной программной средой, в том числе и с бухгалтерскими нормативными актами, которые определяют порядок действий при совершении операций прихода товара и при отгрузке товара со склада. Кроме этого, в системе первого уровня присутствуют элементы знаний персонала по выявлению закономерностей спроса на товар, определению товарных остатков. Вся эта информация необходима для того, чтобы система управления запасами в целом могла функционировать, т. е. хранить и отгружать товар.
Второй уровень системы управления запасами на предприятии оптовой торговли состоит из различных моделей управления запасами. Модель описания запасов и управления запасами может быть реализована по-разному. В простейшем случае, когда все на себя принимает человек, второй уровень состоит из практических рекомендаций, которым необходимо следовать при закупках того или иного товара. Практически модель управления «хранится» в голове руководителя. Его опыт и указания определяют то, что надо знать о запасах и как их следует пополнять. Персонал работает с поставщиками и осуществляет техническую поддержку при заключении договоров с поставщиками. Однако сами рекомендации и правила выработки управляющих решений есть результат конкретных исследований, проводимых с использованием математических моделей. Эти результаты оцениваются с помощью специальных компьютерных программ и представляются руководителю в качестве рекомендаций для выработки эффективных решений.
Возможен и альтернативный вариант реализации системы второго уровня. Здесь основу составляют правила и знания персонала, необходимые для анализа состояния товарных запасов и выработки правил принятия решений по формированию запасов. Значительную помощь в обработке и наглядном представлении разноплановой информации о состоянии запасов может оказать специализированное компьютерное программное обеспечение, в котором воплощены разнообразные модели управления. Именно специализированное программное обеспечение позволяет быстро подготовить для персонала необходимые сведения, без анализа которых невозможно принять обоснованное решение. Не следует путать это программное обеспечение с компьютерными складскими программами. Например, хорошо известно, что многие складские программы используют такое понятие в описании товара, как минимальный остаток или страховой
Ивб 2006
запас. Эта величина помогает определить момент когда следует закупать товар. Но как определить значение страхового запаса? Для этого необходимо построить прогноз спроса. А для построения прогноза спроса необходимо иметь предшествующую статистику продаж, и даже на основе математически вычисленного прогноза спроса на товар нельзя сказать каково должно быть значение страхового запаса. Необходимо оценить страховой запас с учетом эффективного вложения денег в запасы по широкому ассортименту. А это уже задача, для решения которой используются специальные компьютерные программы.
На втором уровне системы присутствуют навыки и приемы работы с указанным компьютерным программным обеспечением для принятия решений и анализа состояния запасов. Взаимодействие между двумя уровнями системы также поддерживается коммуникационными правилами, в соответствии с которыми обеспечивается передача информации от одного уровня к другому. Практически это отражается в инструкциях для персонала, который должен взаимодействовать друг с другом. Информация между сотрудниками, имеющими отношение к товарным запасам, должна быть достоверна, проходить в полном объеме и в установленный срок.
На третьем уровне находятся модель управления финансами и правила, которые позволяют контролировать финансовое состояние запасов, а также оценивается экономическая эффективность принимаемых правил по формированию запасов, определяются финансовые источники для их приобретения и общая финансовая стратегия управления запасами. Здесь принимаются стратегические решения по формированию запасов. Третий уровень системы основан также на знаниях персонала и специализированных методах оценки состояния запасов и показателей деятельности всего предприятия. Реализация методов экономического анализа предполагает использование специализированного компьютерного программного обеспечения.
Итак, основу системы управления запасами на предприятии оптовой торговли составляют технологии анализа состояния запасов и внешней среды, а также правила принятия решений по формированию запасов. Сами правила могут быть реализованы в виде специализированных компьютерных программных модулей и инструкций для персонала. При этом основным элементом системы управления запасами является специалист, обладающий достаточным уровнем знаний для того чтобы принимать «интеллектуальные» решения, которые подкреплены серьезным анализом текущего состояния запасов и внешней среды.
Таким образом, при создании системы управления запасами необходимо в той или иной степени построить каждый из структурных элементов этой системы. Очевидно, что в каждом отдельном случае должны быть созданы свои собственные элементы, учитывающие специфику деятельности фирмы и приемы маркетинговой работы. Несмотря на индивидуальность каждой реализации, общие принципы для большинства систем управления запасами на предприятиях оптовой торговли одинаковы и хорошо поддаются описанию и изучению.
Функционально-структурная модель
Рассмотрим функционально-структурную модель системы управления запасами на предприятии оптовой торговли. Для этого воспользуемся методом структурного моделирования SADT и созданным на его основе стандартом моделирования IDEF0 [5, 6, 7].
Определим внешние связи процесса управления запасами на предприятии оптовой торговли (рис. 1).
Входящая информация (информационные потоки) — это информация, которая подвергается обработке. Основу информационного обеспечения системы составляют:
• спрос на товары;
• внутренние статистические данные (объем продаж, сезонность, план-фактный анализ).
Е.Б. Пинигин
Управление запасами на предприятиях оптовой торговли: актуальность, структура, особенности
ІІ962006
Методология управления запасами і & С& Стратегия руководства предприятия
Спрос на товары _ Управление запасами на предприятии оптовой торговли 0 ^ Обеспечение запасами
Статистические данные _
(3 Логистическая компьютерная система управления запасами £> - і Ответственный персонал
Рис. 1. Управление запасами на предприятии оптовой торговли
Управляющее воздействие (информация) — это то, что влияет на работу, но не преобразуется ею:
• методология управления запасами на предприятии;
• стратегия руководства предприятия.
Механизм — это ресурсы, которые выполняют работу:
• ответственный персонал: аналитик, менеджер по закупкам, менеджеры по продажам, руководитель отдела продаж. В условиях рыночной экономики менеджер-аналитик и менеджер по закупкам становятся ключевыми фигурами на предприятиях оптовой торговли. Они ответственны за постановку проблем логистического характера и осуществляют оперативную деятельность;
• логистическая компьютерная система управления запасами.
Выход (результаты) — это информация, которая возникает в процессе работы системы. Обобщающим результатом работы системы управления запасами является оптимальное обеспечение запасами.
Весь процесс функционирования системы управления запасами на предприятии
оптовой торговли разбит на четыре основных функции (блок АО — рис. 2):
• ABC-XYZ-анализ (блок А1 — рис. 3) — на основании статистических данных, заданных коэффициентов АВС и XYZ аналитик с помощью ЛКС УЗ проводит разделение товаров на группы ABC-XYZ (описание метода дано ниже);
• Планирование продаж (блок А2 — рис. 4) — на основании спроса на товары и статистических данных сотрудники отдела продаж и аналитик формируют план продаж;
• Расчет страховых запасов(блок А3) — на основании статистических данных и разделения товаров на группы ABC-XYZ аналитик определяет величины страховых запасов;
• Формирование заказов поставщикам (блок А4) — на основании величин текущих и страховых запасов, плана продаж и разделения товаров на группы ABC-XYZ менеджер по закупкам формирует заказы поставщикам.
Системы автоматизации логистической деятельности
Логистическая информационная система определяется как система, взаимно увязывающая работу компьютерных и телекоммуникационных систем с действиями менеджеров по логистике и обеспечивающая
Нвб 2006
Рис. 2. Диаграмма АО - основные функции управления запасами на предприятии оптовой торговли
Коэффициенты Коэффициенты
Рис. 3. Диаграмма А1 - АВС-ХУ7-анализ
Е.Б. Пинигин
Управление запасами на предприятиях оптовой торговли: актуальность, структура, особенности
ІІ962006
Рис. 4. Диаграмма А2 - планирование продаж
получение ими доступной правильной информации, позволяющей организовать и осуществить процессы планирования и исполнения логистических операций [8].
ЛИС подразделяют на три группы [3]:
• плановые,
• диспозитивные (или диспетчерские),
• исполнительные (или оперативные).
Плановые информационные системы. Эти системы создаются на административном уровне управления и служат для принятия долгосрочных решений стратегического характера. Среди решаемых системой задач могут быть следующие:
• создание и оптимизация звеньев логистической цепи;
• управление условно-постоянными, т.е. малоизменяющимися данными;
• планирование производства;
• общее управление запасами;
• управление резервами ресурсов и другие задачи.
Диспозитивные информационные системы. Эти системы создаются на уровне
управления складом или цехом и служат для обеспечения отлаженной работы логистических систем. Они могут решать следующие задачи:
• детальное управление запасами (местами складирования),
• распоряжение внутрискладским (или внутризаводским) транспортом,
• отбор грузов по заказам и их комплектование,
• учет отправляемых грузов и другие задачи.
Исполнительные информационные системы. Создаются на уровне административного или оперативного управления. Обработка информации в этих системах производится в темпе, определяемом скоростью ее поступления в компьютер. Это так называемый режим работы в реальном масштабе времени, который позволяет получать необходимую информацию о движении грузов в текущий момент времени и своевременно осуществлять соответствующие административные и управляющие воздействия. Этими системами могут решаться разнообразные задачи, связанные с контроНвб 2006
лем материальных потоков, оперативным управлением обслуживания производства, управлением перемещениями товаров и т. п.
Создание и внедрение ЛИС на предприятиях может проводиться следующими основными способами:
Наиболее высок уровень стандартизации при решении задач в плановых информационных системах, что позволяет с наименьшими трудностями внедрять в них стандартное программное обеспечение. В диспозитивных информационных системах возможность адаптировать стандартный пакет программ ниже. Это вызвано рядом причин, например тем, что [3]:
• производственный процесс на предприятиях складывается исторически и трудно поддается существенным изменениям во имя стандартизации;
• структура обрабатываемых данных существенно различается у разных пользователей.
В исполнительных информационных системах на оперативном уровне управления применяют, как правило, индивидуальное компьютерное программное обеспечение.
Системы автоматизации предприятий также можно условно разделить на два типа в зависимости от масштаба автоматизируемых предприятий [1, 4]:
• корпоративные системы — для автоматизации крупных производственных предприятий или корпораций (многопрофильных предприятий);
• системы для предприятий малого и среднего бизнеса (в зарубежной литературе применяется термин Small-Middle Business — SMB).
К системам первого типа относятся зарубежные программные продукты SAP Business Suite, Oracle Applications, Baan IV. Также к этому типу можно отнести отечественную разработку— систему «Галактика». Данные системы предназначены для автоматизации всех участков учета предприятия, в том числе производственных процессов. Для внедрения этих систем на предприятиях формируются группы сотрудников, освобожденных от своих прямых обязанностей на время внедрения. В зависимости от масштабов предприятия, планируемых сроков внедрения, автоматизируемых участков учета численность данной группы может составлять от 10 до 1000 человек. Сроки внедрения составляют от одного года до нескольких лет [1]. В качестве примера можно привести ОАО «Магнитогорский Металлургический Комбинат». При внедрении на данном предприятии системы Oracle Applications в 2005 году руководство комбината поставило задачу за 10 месяцев внедрить и запустить в эксплуатацию систему автоматизации всех участков деятельности предприятия. Для этого была сформирована группа из 1000 сотрудников комбината. Также в данной работе участвовала группа сотрудников компании, предоставлявшей услуги по внедрению систем автоматизации.
После запуска в эксплуатацию системы автоматизации на крупных предприятиях формируют группу сотрудников по сопровождению (поддержке нормального функционирования) системы.
Е.Б. Пинигин
Управление запасами на предприятиях оптовой торговли: актуальность, структура, особенности
НвВ 2006
Также корпоративные системы отличаются повышенной (по сравнению с системами SMB) трудоемкостью ручных операций пользователей. Частично это обусловлено желанием руководства предприятий получать максимально детализированные отчеты о деятельности их компаний. Очевидно, что для этого необходимо вводить в БД системы огромные объемы информации. Другая причина повышенной трудоемкости ручных операций — исторически сложившаяся на крупных производственных предприятиях (как в России, так и за рубежом) система разделения труда, когда каждый сотрудник низшего и среднего звена отвечает за свой узкий участок работы (например, в бухгалтерии — бухгалтер по материалам, бухгалтер по основным средствам и т.п.).
Системы SMB отличаются от корпоративных систем меньшей универсальностью, меньшим количеством автоматизируемых участков учета, более простыми отчетами о деятельности предприятия. Обычно данные системы создают с учетом специфики автоматизируемых предприятий или участков учета (например, «1С: Торговля и Склад», «1С: Производство» и т.п.). Уже адаптированные под отраслевую специфику системы SMB требуют значительно меньших затрат на внедрение и запуск в эксплуатацию:
• не требуется формирование группы сотрудников предприятия, освобожденных от своих основных обязанностей (обычно выделяют 1-3 человек без отрыва от основной работы);
• время внедрения составляет от 2 недель до 6 месяцев.
Степень автоматизации простых рутинных операций в системах SMB выше, чем в корпоративных системах. Это связано с тем, что на малых и средних предприятиях, особенно в сферах торговли и оказания услуг, сотрудники выполняют значительно больше функций (например, вместо нескольких бухгалтеров по разным участкам учета за эти участки отвечает один бухгалтер).
Особенности автоматизации в оптовой торговле
На предприятиях оптовой торговли большое количество функциональных обязанностей обычно возложено на малое количество сотрудников. Соответственно предъявляются повышенные требования к уровню автоматизации рутинных операций, а также к эргономике интерфейса системы автоматизации. Кроме того, руководители и собственники предприятий оптовой торговли желают видеть полную отчетность о деятельности их компаний в реальном времени, так как часто сами являются пользователями систем автоматизации в отличие от руководителей и собственников крупных предприятий.
Многие предприятия оптовой торговли имеют территориально распределенные склады и филиалы и при этом возникает необходимость в общем оперативном учете (часто в реальном времени) в этих подразделениях.
Следует отметить, что предприятия оптовой торговли развиваются значительно динамичнее крупных производственных предприятий. Соответственно, с одной стороны, время внедрения системы автоматизации должно быть минимальным, а с другой — система должна обладать потенциалом расширения функциональных возможностей в будущем.
На современных предприятиях оптовой торговли широко применяется компьютеризированное торговое оборудование: сканеры штрих-кодов, фискальные регистраторы, POS-терминалы и пр. Система автоматизации для предприятия оптовой торговли должна быть совместима с таким оборудованием.
В реальной практике работы предприятия оптовой торговли имеют дело с сотнями, тысячами и даже десятками тысяч артикулов товаров. Многие предприятия принимаются за оптимизацию управления запасами, но скоро вязнут в большой номенклатуре товаров, так как, даже имея современную компьютерную систему, оптимизировать управление запасами каждого из нескольких тысяч наименований товаров невозможно [2].
Нвб 2006
Компьютерная система управления запасами на предприятии оптовой торговли должна обеспечивать проведение объемностоимостного АВС-анализа и вариативного XYZ-анализа.
Метод группировки запасов АВС более полувека активно применяется зарубежными компаниями. Наибольший эффект дает применение этого метода совместно с методом XYZ, т. е. методом разбиения товаров на группы в зависимости от вариативности спроса.
По результатам анализа спроса практикуется разделение номенклатуры на группы спроса по количеству А, В и С с тем чтобы знать каким товарам необходимо уделять больше внимания. Метод АВС-анализа является расширенным вариантом классификации по Парето, базирующейся на факте, что малый процент товаров в натуральных единицах составляет основную долю спроса в стоимостном выражении (или, иначе говоря, 20% товаров дают 80% выручки).
Все шире применяется также группировка товаров по вариативности спроса, для чего выделяются группы X, Y и Z. Товар, имеющий наименьший коэффициент вариации временного ряда спроса, относят к группе X, средний коэффициент вариации — Y, наибольший коэффициент вариации — Z. Метод XYZ-анализа отличается от АВС-анализа тем, что расчет показателя (в данном случае коэффициента вариации) осуществляется не накопительным итогом.
Организация контроля запасов по группам А, В, С и X, Y, Z намного эффективнее системы контроля максимального и минимального уровней запасов, когда эти уровни запасов устанавливаются в одинаковой пропорции к объему сбыта каждого товара и, следовательно, каждому товару придается одинаковое значение, что вызывает излишние расходы на контроль запасов [2].
После разделения запасов на группы необходимо регулярно (раз в квартал, раз в год) проводить ABC-XYZ-анализ, чтобы разбиение товаров на группы всегда отражало текущее состояние спроса. Очевидно, что вся деятельность в области маркетинга сконцентрирована на товарах группы A и B, которые обеспечивают основную массу товарооборота. Поскольку основная доля товарооборота приходится на эти две группы товаров, важно, чтобы по ним поддерживались необходимые уровни запасов. Многие товары, отнесенные к группе C, со временем морально устаревают, поэтому уровень их запасов держат под контролем. Страховые запасы по группам BZ, CY, CZ рекомендуется не формировать или держать на минимальном уровне, заказывая у поставщиков товар только по мере реальной необходимости. Интерес представляет группа CX — товары с низкой выручкой, но с высокой прогнозируемостью спроса. Обычно в эту группу входят дешевые комплектующие к товарам из групп А и B. По этой группе товаров необходимо поддерживать страховые запасы, достаточные для реакции на задержки поставок или всплески спроса, так как при отсутствии этих товаров будут срываться продажи сопутствующих товаров из групп A и B.
Критерии для выбора программного обеспечения
Подсистемы управления закупками, складированием, сбытом и финансами логистических информационных систем успешно реализованы в таких программных продуктах для автоматизации предприятий оптовой торговли, как «1С: Предприятие», «Парус», «Галактика» и др. Полностью (или почти полностью) интеллектуально-аналитические задачи управления запасами решаются в системах SAP Business Suite (развитие технологии SAP R/3), BAAN, Oracle Applications. Однако последние предназначены для производственных предприятий и стоимость их внедрения составляет от нескольких сотен тысяч до нескольких миллионов долларов, которая не под силу даже крупным компаниям оптовой торговли. Поэтому ставится задача по созданию более доступной ЛКС УЗ именно в сфере оптовой торговли и организации ее эффективного взаимодействия с остальными подсистемами ЛИС. При этом
Е.Б. Пинигин
Управление запасами на предприятиях оптовой торговли: актуальность, структура, особенности
НвВ 2006
такое взаимодействие должно осуществляться в режиме реального времени.
Основная цель логистической компьютерной системы управления запасами — анализ и поддержка принятия решений, поэтому ЛКС УЗ может быть отнесена к плановым информационным системам. Как отмечалось выше, для плановых систем может быть применено стандартное программное обеспечение с адаптацией под конкретное предприятие.
ЛКС УЗ должна эффективно и в режиме реального времени взаимодействовать с другими подсистемами ЛИС. Для взаимодействия с поставщиками и покупателями такая система должна иметь возможность файлового обмена и интеграции в Интернет.
Выше были описаны особенности автоматизации на предприятиях оптовой торговли и требования, предъявляемые к соответствующим компьютерным системам: высокий уровень автоматизации рутинных операций, эргономика и возможность подключения торгового оборудования. Поэтому при выборе платформы для технической реализации ЛКС УЗ необходимо руководствоваться следующими критериями:
• открытость — платформа должна поддерживать связь с внешними приложениями посредством механизмов DDE и OLE Automation, а также с помощью файлов (например, типа TXT, DBF или XML);
• web-интегрированность — платформа должна иметь возможность работы в режиме реального времени в сети Интернет;
• уровень автоматизации рутинных операций — платформа должна обеспечивать высокую скорость и простоту выполнения рутинных операций;
• подключение торгового оборудования — платформа должна иметь возможность обмена данными (в online и offline режимах) с торговым оборудованием: POS-терминалами, фискальными регистраторами, сканерами штрих-кодов и др.;
• распространенность — платформа должна быть знакома и популярна среди российских оптовых компаний;
• простота внедрения — программное обеспечение на основе данной платформы должно легко изменяться, в том числе функционально;
• цена базового модуля — платформа должна иметь приемлемую для торговых компаний цену;
• стоимость внедрения — программное обеспечение на основе данной платформы должно иметь приемлемую для торговых компаний стоимость внедрения;
• стоимость сопровождения — программное обеспечение на основе данной платформы должно иметь приемлемую для торговых компаний стоимость сопровождения.
В заключение следует подчеркнуть, что внедрение ЛКС УЗ на предприятии оптовой торговли позволяет улучшить показатели рентабельности и оборачиваемости запасов, обеспечить бездефицитную торговлю и, как следствие, повысить рентабельность всего предприятия в целом.
Список литературы
